Ihr Weg zur Lizenz

Wenn Sie bereits eine konkrete Nutzung planen, wenden Sie sich bitte, sobald alle wesentlichen Informationen vorliegen (s. u.), so frühzeitig wie möglich an uns. Je nach Sachverhalt können Absprachen mit den Rechteinhabenden erforderlich sein, die im Ausnahmefall ein wenig dauern können.

1. Anfrage

Der Ablauf einer Lizenzierung beginnt mit Ihrer Anfrage zu der geplanten Verwendung. Um Ihr Anliegen bestmöglich bearbeiten zu können, benötigen wir von Ihnen einige maßgebliche Informationen zu Ihnen bzw. Ihrer Institution, den betroffenen Kunstwerken und natürlich zur Nutzung selbst. Diese Angaben können Sie uns am einfachsten über unsere Anfrageformulare übermitteln. Hier werden die relevanten Angaben abgefragt. Sollten Sie bei den Formularen unsicher sein, können Sie uns natürlich auch per E-Mail kontaktieren.

Folgende Informationen benötigen wir aber in jedem Fall zwingend, um Ihnen weiterhelfen zu können:

a) Zu Ihnen oder Ihrer Institution

Sollten Sie bereits früher Lizenzen bei uns eingeholt haben, brauchen wir Ihre Kundennummer (bitte merken Sie sich diese für zukünftige Lizenzen!).
Anderenfalls benötigen wir Angaben zu Ihnen (oder Ihrer Institution) als Lizenznehmer*in sowie der verbindlichen Genehmigungs- und Rechnungsanschrift.

b) Zu den betroffenen Werken

Angaben zu Urheber*innen und Werktiteln der zu verwendenden Werke
Information, ob die Werke anders als vollständig und unverändert genutzt werden sollen: Titel-/Covernutzungen, Beschnitte und/oder andere Werkbearbeitungen müssen als solche kenntlich gemacht werden; sie erfordern eine Absprache unsererseits mit den Rechteinhabenden. Bitte senden Sie uns in diesen Fällen Layouts der geplanten Verwendungen zu, ohne diese ist die Bearbeitung der Anfrage nicht möglich.

c) Zu Art und Umfang/Form der Nutzung

bei der Nutzung auf Websites: die Domain/URL und die geplante Dauer der Nutzung
bei anderen digitalen Veröffentlichungen: das konkrete Format, die zu lizenzierende Auflage (z. B. Abrufe, Downloads etc.) und deren Titel
bei Printpublikationen: den Titel der Veröffentlichung, die geplante Druckauflage, den Erscheinungstermin und ggf. die ISBN
bei Merchandise-Produkten: die geplante Auflage sowie den Verkaufspreis
bei Fernseh- oder Filmnutzungen: die Sendungs- bzw. Filmtitel, die Ausspielformen und den benötigten Umfang in zeitlicher, räumlicher und inhaltlicher Sicht

Gegebenenfalls können weitergehende Angaben erforderlich werden, in diesem Fall werden wir uns bei Ihnen melden. Wenn alle Angaben vorliegen, können wir einschätzen, ob wir direkt genehmigen können oder ob wir uns zunächst mit den Rechteinhabenden abstimmen müssen. Das kann immer dann nötig sein, wenn besondere Absprachen mit den Urheber*innen bestehen, eine Werkveränderung angefragt wird oder Besonderheiten zu den vertretenen Werken vorliegen. In der Regel haben wir sehr zeitnah Rückmeldung zu diesen Absprachen.

2. Genehmigung

Liegen alle benötigten Informationen und Rückmeldungen der Rechteinhabenden vor, erhalten Sie von uns eine formelle Genehmigung, in der die wichtigsten Informationen und Lizenzbedingungen zusammengefasst sind. Sie benötigen diese Genehmigung, bevor Sie mit der Verwendung beginnen, damit Sie die entsprechenden Vorgaben berücksichtigen können.

Zu beachten sind hier insbesondere:

die Anbringung von Angaben zu Urhebernamen, Werktitel und den vorgegebenen Copyrightvermerken an den Werkabbildungen bzw. im Bildnachweis (vorbehaltlich einer anderslautenden Absprache)
unsere Allgemeinen Konditionen der Rechtevergabe, die jeder Genehmigung beigefügt sind und mit denen Sie sich durch Umsetzung der Nutzung einverstanden erklären (z. B. zeitliche Geltung, räumliche Geltung, Beachtung von Urheberpersönlichkeitsrechten u. a.)
die besonderen Lizenzbedingungen je Nutzungsform (bei Website-Nutzungen zum Beispiel verschiedene technische Schutzmaßnahmen)
ggf. weitere speziell abgesprochene Details zur Nutzung
die Zusendung eines Beleges nach der erfolgten Nutzung

Da wir in der Regel keine Rechte an Bildvorlagen, also den Fotografien selbst, vertreten und auch über keine Bilddatenbank verfügen, können wir Ihnen keine Bildvorlagen zur Verfügung stelle. Bitte wenden Sie sich hierfür an Bilddatenbanken, Museen o. ä. Wir erinnern an dieser Stelle daran, dass an Fotografien von Werken mehrere Rechte bestehen, die Sie jeweils regeln müssen.

3. Belegerhalt und -prüfung

Sobald wir einen Beleg zu der fertigen Veröffentlichung erhalten haben, prüfen wir, ob die Nutzung den festgehaltenen Punkten entspricht. Spätestens mit dem Beleg teilen Sie uns bitte mit, falls sich seit Einholung der Genehmigung Parameter der Rechteeinräumung (z. B. die realisierte Auflagenhöhe) verändert haben. Die Rechnungsstellung zu den Belegen wird bei uns chronologisch nach deren Eingang vorgenommen, daher kann zwischen der Zusendung des Beleges und dem Erhalt der Rechnung unterschiedlich viel Zeit vergehen. Sollten Sie die Rechnung aufgrund äußerer Umstände bis zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, teilen Sie uns das daher bitte unbedingt mit.

4. Rechnungsstellung

Die Abrechnung erfolgt auf der Grundlage unserer Tarife. Gerne helfen wir Ihnen im Rahmen der Anfrage bei der Kalkulation der ungefähren Kosten. Unsere Rechnungen sind grundsätzlich sofort zahlbar – sollte es Ihnen jedoch einmal nicht möglich sein, unsere Rechnungen sofort auszugleichen, wenden Sie sich gerne vertrauensvoll an Ihre*n Ansprechpartner*in. Es wird sich eine passende Lösung finden lassen.

Bei der nächsten Lizenzanfrage liegen die Daten zu Ihnen als Nutzer*in bereits im System vor. Mit der Angabe einer bestehenden Kundennummer reduziert sich der Part der erforderlichen Angaben dann auf die Nutzung selbst.

Eine Änderung Ihrer Kundendaten machen Sie uns bitte besonders kenntlich, damit wir diese in unser System übernehmen können.